兴安系统升级中的那些人和事
作者:张立柱 来源:其它 日期:2014-03-24 16:52 浏览次数:1875  原创 

  西亚兴安的财务信息部有一群充满活力的年轻人组成的团队,他们的平均年里只有27.6岁,这就是信息组。虽然只有6个人却肩负着全公司信息系统的管理、系统资料的录入和67家门店计算机设备的日常维护工作。

  大家也许对信息的工作并不陌生但也不一定完全了解,在这个6人组成的团队中,其实有着很明确的分工,先说说信息部的主管阿贤,他是信息部中的技术最为全面的骨干,从服务器管理到网络设计、从应用软件的开发到硬件故障的分析判断都发挥着重要的作用。今年根据公司的发展需要,将要对系统进行升级改造,首先摆在面前的就是要解决升级时的网络需求,初步计算这一需求,升级后每年公司将投入的网络租赁服务费用就要多追加60万,这可是一笔不小的开支,阿贤一方面积极的和百年工程师沟通网络需求细节,另一方面向总部信息部请教,寻求更加经济合适的网络方案,通过努力最终方案获得通过,每年至少为公司节省50万元左右的信息维护费用。凭借着自己的钻研精神,阿贤攻克了许多信息方面的难关,极大程度的方便了一线的需求,因此大家都亲切的称他为“贤哥”。

  阿坚可谓是信息部的大管家,一切有关信息方面的硬件都是由他负责管理的。信息部有个小仓库里面放置了各种设备,这些设备的保管、申请、维修、库存、记录都要经过他。记得去年十月份的时候,仓库里有很多报损的设备需要处理,阿坚找来好几家供应商谈判回收价格,一块钱两块钱的比较,看谁出的价格高。比较完价格后再把最终的价钱和数量进行汇总核实。最终这些卖出的报损设备都以最高价成交。作为一个“管家”,需要这样的“斤斤计较”,所以大家交给阿坚的事都很放心。

  信息部还有三个小伙子,分别是小齐、小麦和阿双,他们都是负责软件和硬件维护的资讯员,虽然他们的岗位各有不同,但学习的积极性都很高,而且都很能吃苦。无论严寒酷暑,还是刮风下雨几乎每天都要往返各个门店进行设备巡检和维修,平均一个月下来光跑门店的距离就可以达到1000公里。

  小凤是信息部唯一一个女孩,她每天的主要工作就是将商品的变价、新品、合同等资料准确、及时的录入系统,并监督门店会员卡的异常情况,有一次,小凤在录入变价信息的时候突然发现,一家门店申请了一个集团特价,而销售当天则为会员双倍积分日,此单销售产生的积分额就高达193050分,按照会员卡管的规定,此积分可兑换3217.5元返利。而积分卡管理章程有明确规定,特价商品不予积分。发现这一问题后,小凤及时将情况报给营运经理,经过核实,制止了门店违规操作,为公司挽回3217.5元的毛利损失。

  3月公司迎来了新年开始,这时我们的百年商业系统升级工作也进入了最后的倒计时。为了保证系统升级顺利,年前我们就开始着手准备商品资料、品牌、品类的梳理、各种系统参数的设置、测试平台的搭建、人员分部门分岗位的培训,一切工作都在按部就班的进行。3月20日-22日,是系统上线前的商品试扫工作,为了保证切换后,门店能够正常销售,这项工作就显得尤为重要,信息部的员工成为此次试扫的主角,在被选中的两家门店里代表全公司上万种商品,都要他们一个个测试出来。这需要有一种不厌其烦又要谨慎细致态度,为了减少试扫工作对门店销售工作的影响,他们就自己准备笔记本电脑、扫描枪和UPS电池,推着小车一排货架一排货架的测试。最终,试扫工作按照原定计划顺利完成。

  完成试扫工作后,大家心里就有了底,先前向公司保证的第一个承诺不影响门店销售可以兑现了。接下来则是更为繁琐的细节工作,如操作人员都有哪些角色?角色对应哪些权限?如何向配送补货?配送切换后如何发货?等等问题都要逐一登记并考虑解决。3月26日夜我们进行了第一波次部门的的切换工作,包括总部、配送中心和五仙桥店,为了确保切换的成功,第二天白天,顾不上一夜劳累的信息部的小伙子们紧盯着五仙桥店的问题,发现后就马上解决,然后修正程序,又为当天夜里的第二波次切换做准备。

  整整两夜一天没合眼,大家完成了所有门店的升级。前后三天三夜的切换工作,每天平均不到4个小时候休息,使大家已经疲惫到了极点,但接下来的工作任务则更加艰巨。

  切换过后的一周内,由于操作风格和功能模块的不适应,大家提出了各式各样的问题:有打印模版不对的、有积分兑换不知如何操作的、有不会启动连接服务程序的、有订单不能合并的等等。对于信息部的年轻人来讲,大多数也是头一次经历系统切换,他们自己本身也是在学习的过程当中,这个过程谁遇到的问题多,解答的多,学习进步的就越快。于是,从早到晚大家不听的接电话回答问题,每天每人平均接电话达150个左右。这段时间大家感觉压力非常巨大,有时甚至出现了强迫症,看见手机放在那里,就以为在响,晚上回家睡觉的时候做梦也在接听电话。

  有过十年工作中6次系统切换经历的我,深知每一次系统升级的艰辛和收获,我不断的鼓励大家,要坚持住,问题越解决会越少,我们大家要忍受这些过程,最后才会慢慢的享受。为了不让大家疲于应付各种问题,我们团队在一起做了明确的分工,每个人负责一个营运处所属的十几家门店,每天把自己遇到或者已经解决的问题开会共享,让大家都知道如何处理各种各样遇到和没有遇到的问题。很快,我们的工作步入了正轨,可以稍稍喘口气了。

  虽然比之前要稳定一些了,但我们仍然不能松气马上又开始着手系统中合同部分的完善,根据计划,商品部在4月底左右如期完成了2013年度合同谈判及签订工作,我们所要负责的就是解读合同中的各种信息和费用条款,并将其准确录入到系统对应的模块中,以便我们财务部门在账期结算时,能够实现系统自动产生相应结算单据,减少人工计算和操作的繁琐。合同录入又是新的挑战,不但要熟悉系统各种模块的功能,还要认真理解合同条款的内容。刚开始的时候,每人平均要40-60分钟才能完成一份合同的录入,而300份合同的录入工作,全部要压在唯一的录入员小凤的身上,这几乎是一项不可能完成的任务。面对这样的挑战小凤还是比较坚强的,自己一个人每天都在默默的加班加点,实在累到不行了,自己一个人躲到卫生间大哭一场后又接着做。看到这样的情形,在系统工作压力稍稍缓解之后,大家就一起帮助小凤录入合同,每天都加班到九点钟左右,由于大家住的比较远,基本上回到家就已经十一点左右了。可是,没有一个人在领导面前发牢骚,撂挑子。最终,在大家的共同努力下,我们赶在月底前完成了所有合同的录入和补签工作。

  就是这样的一群只有6个人组成的团队,短短三个月时间就完成了系统升级前的准备和升级后的稳定工作,虽然目前的系统还有这样和那样的问题,但我相信,只要有我们,一切都可以更好。因为我们是西亚兴安财务信息组,我们是一个团队,我们一起进步。


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